Комплексная автоматизация:

как минимизировать риски и избежать «автоматизированного хаоса» на складе

Что такое склад в разрезе управления различными процессами компании? Независимо от площади, количества помещений и других факторов, склад играет одну из ключевых ролей для компании, и оптимизация работы этого структурного элемента, своевременность, точность и скорость выполнения отгрузок влияют на эффективность работы всего предприятия, его капитализацию и уровень удовлетворенности клиентов.

Для более успешной работы складского комплекса существует ряд рутинных операций, которые можно автоматизировать, чтобы избежать механических ошибок при их выполнении. Однако процесс автоматизации склада нельзя совершать без предварительного предпроектного исследования. Перед непосредственным внедрением системы и автоматизации процессов, необходимо убедиться в правильности и оптимальности их выполнения.

Даниил Першин, компания СОЛВО:

«По нашему опыту перед началом внедрения клиенту, во избежание спорных ситуаций в дальнейшем, необходимо совместно с выбранным вендором разработать терминологический глоссарий проекта.

Для этого, к примеру, а также для систематизации всей общей проектной документации можно воспользоваться существующем руководством к стандарту VDI 3601, которая является общепринятым в Европе стандартом для формирования требований к любой WMS».

Почему WMS – не панацея и где искать «узкие места» до автоматизации?

Автоматизация склада при помощи WMS может привести к не совсем ожидаемым последствиям, если внедрение производить в неоптимизированной среде. Произведя автоматизацию склада, но не меняя подходов к выполнению процессов, мы можем столкнуться с ситуацией, когда от автоматизации, увы, не будет ожидаемого результата. Потому для качественного внедрения рекомендуется привлекать команду специалистов, которые проведут углубленное предпроектное исследование, найдут «узкие места» и устранят их еще до внедрения проекта по автоматизации.

Во-первых, мы должны определиться с ключевыми целями компании. Что в разрезе склада для компании является более критичным – скорость обработки заказов, автоматизация учета, сокращение потерь, уменьшение простоев, контроль персонала и т. п. Во-вторых, можно попытаться найти скрытые резервы, т. е. способы оптимизации работы до автоматизации. Это может быть организация документооборота при помощи профессиональных инструментов, оптимизация работы по установленным на складе бизнес-процессам, мотивация сотрудников. В-третьих, необходимо сравнить цели с полученным после оптимизации результатом и принять решение о необходимости автоматизации, так как возможен вариант, когда простой оптимизации будет достаточно для эффективного выполнения процессов небольшого по площади склада.

Подготовка к проекту автоматизации и внедрнению WMS

Итак, мы устранили «узкие места» – каков следующий шаг?

Изначально необходимо спланировать бюджет – на ПО, процесс внедрения, оборудование и мотивацию сотрудников, участвующих во внедрении. Далее мы должны сформировать проектную команду со стороны заказчика, которая будет включать куратора, руководителя проекта и других важных действующих лиц. После этого необходимо выбрать квалифицированного подрядчика с экспертизой в данной сфере. Для этого нужно подсчитать и проанализировать стоимость работ, сроки выполнения, исследовать рынок.

Даниил Першин, компания СОЛВО:

«На мой взгляд, одним из важнейших этапов при выборе поставщика и системы является референс-визит на склад со схожими процессами. Визит, который организовывает для заказчика сам вендор, и где можно «примерить» на себя все усовершенствования, задать вопросы существующему клиенту вендора в режиме реального времени. Также немаловажно уточнить порядок и стоимость технической поддержки: уровень ее организации, есть ли гарантийный период, на какой срок и на каком уровне SLA.»

Согласование сроков проекта

На этом этапе чрезвычайно важно обсудить технические детали в процессе внедрения проекта, а также установить точные сроки закрытия задач. Это важно в разрезе финансового вопроса и для того, чтобы проект не растянулся во времени без объективных причин. В целом, проект по внедрению WMS на складе состоит из следующих основных этапов:

  • описание и согласование процессов (занимает от 15 рабочих дней);
  • параметризация системы (от 20 рабочих дней);
  • обучение (от 5 рабочих дней);
  • запуск (от 5 рабочих дней).

Здесь важно добавить, что обучение персонала склада работе в системе является очень важным этапом, от которого напрямую зависит количество обращений представителей клиента в поддержку подрядчика. Качественное обучение – это возможность для сотрудников самостоятельно обращаться с системой и решать ежедневные (даже сложные) задачи оперативно и без привлечения третьей стороны – в нашем случае подрядчика.

Даниил Першин, компания СОЛВО:

«По нашему опыту очень важным этапом является тестирование системы. В любом плане проекта отдельное место отведено таким тестам, как SIT (System integration tests) или тестирование межсистемной интеграции. Ведь от полноты передаваемой информации из одной системы в другую будет зависеть вся работа склада.

При этом даже если испытания в процессе внедрения были проведены успешно, это не является гарантией того, что все процессы и функции будут работать вместе при полной нагрузке. Поэтому перед запуском системы в эксплуатацию (GoLive) необходимо провести тест GoLive или UAT (User acceptance testing) тестирование под полной нагрузкой и с участием реальных пользователей. Это поможет ответить на вопросы: какова максимально допустимое время для WMS-системы на планирование и обработку заказов, работает ли функция пополнения зоны отбора в случае отсутствия в ней необходимого количества товаров на отгрузку, достигнута ли согласованная пропускная способность.»

Автоматизация склада на примере крупного дистрибьютора потребительской электроники

Давайте рассмотрим результаты и эффекты автоматизированного управления складом при помощи WMS на примере крупнейшего дистрибьютора электроники и гаджетов. Данная компания представлена более 500 торговыми точками по всей территории страны, обладает первым местом в розничных и вторым в интернет-продажах. Площадь складского комплекса составляет около 4–6 тыс. м2, с ассортиментом в 15 тыс. активных SKU. На складе работают более 100 человек персонала по графику 24/6.

Внедрение WMS и автоматизация рутинных процессов привели к значительному сокращению бумажного документооборота в процессе выполнения складских операций (на 90%! – 1 палета в месяц), в пользу электронных носителей информации (терминалы сбора данных), а также привела к следующим результатам:

  • абсолютный контроль всех производственных действий;
  • увеличение полезной площади склада на 30%;
  • рост производительности труда отборщиков в 3–4 раза!;
  • сокращение недостач и пересортов на 99,9%;
  • отбор 130–160 строк в час (8-часовая смена);
  • контроль 250–300 строк в час (8-часовая смена).

Даниил Першин, компания СОЛВО:

«Довольно полезным инструментом в рамках WMS-проектов является обучение в соответствии с концепцией «Подготовка инструкторов» (train the trainer), когда поставщик WMS обучает соответствующих ключевых пользователей, а они проверяют корректность настроек и готовность к запуску системы и затем уже обучают конечных пользователей.»

Не нужно автоматизировать «хаос»

В заключение хочу добавить, – не нужно автоматизировать работу ради автоматизации. Зачастую сама по себе автоматизация не способна привести к качественным результатам, а только переводит ошибки в автоматический режим. Потому очень важно начать с углубленного предпроектного исследования, которое призвано раскрыть основные проблемы склада.

Важно понимать, что даже оптимизация существующих процессов, изменение алгоритмов работы, оптимизация размещения товаров на складе могует привести к существенным результатам даже без автоматизации. Однако если вы все же решили автоматизировать работу склада, есть три ключевых совета, на которые нужно обратить внимание перед запуском проекта по внедрению автоматизированной WMS:

  • формирование бюджета с учетом всех составляющих;
  • создание команды специалистов и координаторов проекта со стороны заказчика;
  • выбор профессионального подрядчика с хорошей экспертизой в отрасли.

Работайте с лучшими специалистами и получайте лучший результат!