WMS на продовольственном складе: задачи и решения

Д. Любовина, руководитель проектов компании Axelot

Отслеживаем сроки годности, соблюдаем принцип FEFO при отгрузке

Срок годности (или дата выработки) – обязательная характеристика любого продукта. Несоблюдение правил работы с этим параметром является одной из основных причин потерь товара на складах.

Сроки годности при операциях с продуктами должны учитываться на каждом этапе товародвижения, что всегда приводит к дополнительной работе на складе. Если склад не автоматизирован, то на каждом поддоне или полке можно увидеть один или несколько листов формата А4 с подписанными от руки сроками годности (датами выработки). Эти листы – главный ориентир склада в работе со скоропортящимся товаром. При отборе товара в заказ, при пополнении зоны пикинга именно по этим самодельным ярлыкам ориентируется кладовщик в стремлении соблюсти вручную принцип FEFO. Иногда бумаги теряются, путаются, порой товар бывает заставлен так, что лист не виден. А иногда товара бывает так много, что кладовщик идет по пути наименьшего сопротивления и просто выбирает тот товар, который ближе и удобнее расположен, независимо от его срока годности, в то время как товар с ранним сроком годности портится от ожидания своей очереди.

Еще сложнее становится работа со сроками годности, когда компания, стремясь обеспечить наилучший сервис, отгружает клиентам продукты не строго по FEFO, а с учетом их дальности расположения от поставщика или с учетом требований контракта (это характерно для розничных сетей). В этом случае перед сотрудниками склада стоит задача не просто найти наилучший срок годности, а еще и такой, который требует для своего клиента менеджер по продажам. Требование может быть сформулировано в виде конкретной даты или интервала, но в любом случае работа склада сильно усложняется.

Решение этих задач с помощью системы WMS выглядит элементарно. Выбор правильного срока годности и поиск его расположения на складе берет на себя программа. Основные трудозатраты приходятся на стадию приемки, когда необходимо прочитать на упаковке товара срок годности/ дату выработки и внести эти данные в систему. Практически ни один производитель не маркирует свою продукцию этикетками со штрих-кодом, обозначающим срок годности, по­этому эта работа производится вручную – не важно, переписываем ли мы сроки годности на лист приемки и отдаем оператору для ввода в систему или нажимаем клавиши мобильного терминала. Второй вариант, конечно, проще и быстрее. Далее мы можем двигаться разными путями – маркировать каждую единицу товара, наклеивать паспорт на поддон, вообще не прибегать к дополнительной маркировке – в любом случае система будет отслеживать каждый шаг товара и знать, где находится тот или иной срок годности.

Наибольшую точность и скорость в работе со сроком годности дает, безусловно, внутренняя складская маркировка каждой штуки или короба штрих-кодом, обозначающим как товар, так и его срок годности. При сканировании штрих-кода с этикетки в процессе отбора, контроля или инвентаризации мы сразу знаем, товар с каким сроком годности держим в руках.

Помимо этого система может выполнять еще множество несложных, но очень полезных функций, связанных со сроком годности. Например, предупредить заинтересованных лиц о товарах с истекающим сроком годности, поменять статус товара, срок годности которого уже истек, и не позволить его отобрать в заказ, отправить автоматически на электронную почту менеджеров по продажам отчет о сроках годности наиболее важного товара и многое другое.

Отбираем из разных зон склада, учитываем температурные требования

Температура хранения продовольствия может изменяться на одном складе в довольно широких пределах – одни продукты должны храниться в состоянии глубокой заморозки, другим необходима обычная комнатная температура. Такая ситуация становится причиной организации нескольких температурных зон, физически выделенных на складе.

Наиболее распространенные варианты – зоны хранения замороженной продукции (–18…–20 °С), хранения охлажденной продукции (+2…+3 °С) и хранения продуктов, не чувствительных к температурным колебаниям. Сам факт наличия температурных требований не слишком влияет на бизнес-процессы и автоматизацию, поскольку распределение товара по зонам с соответствующей температурой доступно для понимания и самому бестолковому сотруднику: куда следует разместить мороженое, курицу или банку горошка, понятно каждому. Интерес представляют особенности бизнес-процессов, связанные с наличием множества отдельных помещений (камер).

Обычно, когда склад делится на части – физические помещения или логические зоны, заказы клиентов удобно разносить по аналогичному признаку на листы отбора, соответствующие указанным частям. Причин этому несколько. Во-первых, за каждую зону может отвечать отдельный закрепленный за ней сотрудник (бригада), соответствующим образом одетый, использующий специальное подъемно-транспортное и мобильное оборудование. Во-вторых, скорость отбора заказа при параллельном выполнении его частей выше, чем в том случае, когда весь заказ собирает один человек. В-третьих, не всегда должны совпадать моменты вывоза товара из зоны хранения с обычным и низкотемпературным режимом.

Например, если в заказе находятся замороженная продукция, молочные изделия и консервы, то в летний период выполнить отбор и держать товар в общей зоне готовых заказов, близкой к пандусу, можно только применительно к последней группе товаров. Первую и вторую группы желательно отгружать прямо в транспорт из соответствующих им зон хранения. Таким образом, в каждой температурной зоне может сформироваться своя подзона хранения готовых заказов. Она может быть выделена в самостоятельные стеллажи/ напольный участок или «растворяться» в стеллажах хранения. При отгрузке кладовщику будет необходимо помнить о всех подготовленных частях заказа, их расположении в зонах хранения и не забыть отгрузить ни одну из них.

С применением WMS задача решается достаточно просто. Рассмотрим пример. В систему управления складом загружается из торговой системы заказ клиента. WMS разделяет этот заказ на столько частей, сколько на складе помещений или температурных зон, вычисляет наилучшие для данной отгрузки сроки годности, определяет конкретные ячейки, откуда должен быть отобран товар. Кладовщики, закрепленные за данными зонами, получают задания системы на исполнение и собирают каждый свою часть заказа. В идеале сотрудники используют для этих целей мобильное оборудование (терминал сбора данных, устройство voice-picking), но могут работать и с бумажными листами отбора. Отобранный товар кладовщики группируют на поддонах, на каждый из которых может быть закреплен ярлык с указанием номера заказа и получателя. Сформированные поддоны остаются в своей температурной зоне до тех пор, пока от системы не поступит задание на отгрузку данного заказа.

В начале отгрузки у сотрудника, отвечающего за передачу товара в транспорт, на листе или на экране терминала будут перечислены все номера поддонов во всех помещениях/ температурных зонах, подлежащие погрузке в данную машину. Ничто не будет забыто на складе из того, что нужно отвезти клиенту, и товар не будет подвергаться температурным перепадам в процессе ожидания отправки.

Температурные условия, в которых приходится работать на продуктовых складах, очень располагают к применению передовых складских технологий, а именно voice-piking. При работе в помещениях с низкой температурой кладовщики надевают теплые перчатки, в них можно удерживать мобильный терминал, но нажимать на кнопки заметно труднее. Скорость работы при этом невысока. При использовании же голосовой технологии сотрудник, экипированный устройством с наушниками и микрофоном, получает от системы задания в виде звуковых команд и подтверждает их выполнение также голосом. Руки кладовщика освобождаются, в результате заметно повышается скорость его работы. Предупреждая возможные вопросы, можно сразу сказать, что наличие различных акцентов произношения, а также любовь персонала склада к использованию ненормативной лексики не являются помехой к использованию данной технологии.

Ведем двойной учет: по весу и по количеству

Очередная особенность продовольствия как объекта хранения встречается и у других товаров, но именно у продуктов она имеет наибольшее количество нюансов. Речь идет об учете веса. На вес могут учитываться, например, и стройматериалы – песок, щебень и т. п., но именно у продуктов появляется потребность в двойном учете – по количеству и по весу. Связано это со многими факторами, которые мы рассмотрим далее.

Существует два вида учета товара по весу. В первом случае товар отпускается в любом весе, который требуется клиенту. Так, например, происходит в розничном магазине, где покупатель может приобрести любое количество крупы, конфет или орехов. Нам важно знать, сколько в торговом зале килограммов, тонн какого-либо товара, но нас совершенно не интересует, сколько у нас упаковок, потому что они либо отсутствуют (товар находится в специальной таре), либо такого размера, что никогда не могут быть проданы покупателю целиком.

Второй вариант более распространен на складах и более сложен в учете. Практически всегда отпуск со склада выполняется кратно неким упаковкам. Каждая упаковка имеет свой уникальный вес, но тем не менее этот вес близок к средней величине, одинаковой для всех единиц данного артикула. Наиболее часто в весовых упаковках поставляется мясная продукция и сыры. Так, например, упаковка сыров конкретного наименования и фасовки имеет средний вес 10 кг, но отдельные короба могут весить 10 050 или 9970 кг.

Торговая система компании обычно оперирует весовыми единицами независимо от способа обработки товара на складе. За килограмм устанавливается цена, в килограммах идет оформление заказов поставщику и покупателю. Однако на склад принимаются и там обрабатываются именно места – короба с товаром. Есть несколько причин, по которым на складе удобно иметь двойной учет такого товара – по весу и по количеству упаковок.

Во-первых, все внутренние перемещения удобно планировать и выполнять в коробах. Например, чтобы быстро осуществить отбор заказа, кладовщик должен предварительно пересчитать, сколько получится коробов, если в заказе X килограммов. Или другая ситуация – пополнение зоны отбора: сколько коробов нужно опустить на первый ярус, если в «волне» заказов требуется Y килограммов? Расчеты такого рода – обычная функция WMS-систем.

Во-вторых, на складах, не имеющих системы автоматизации, персонал тратит много времени на то, чтобы переписать при приемке и отгрузке вес каждого короба, сложить полученные цифры на калькуляторе и выдать сотруднику офиса фактически полученный или отгруженный вес для оформления учетной документации. Ситуация дополнительно осложняется тем, что для каждого клиента могут быть свои условия – кому-то можно отгрузить товара больше, чем указано в заказе, кому-то нельзя, причем для каждого могут быть свои допустимые рамки отклонений. При неавтоматизированных вычислениях появляется много возможностей для ошибок.

Эти расчеты можно легко переложить на плечи системы управления складом. В отличие от срока годности производитель часто включает вес короба в состав своего штрих-кода и им можно воспользоваться на стадии приемки товара на склад готовой продукции и далее в процессе складской обработки. Торговым компаниям с большим ассортиментом придется потрудиться при приемке и взвесить весь товар, чтобы определить фактически поступивший вес. Если на складе установлена WMS, есть электронные весы, мобильный терминал сбора данных и принтер этикеток, то приемка весового товара может быть совмещена с маркировкой и выполнена точно и быстро. Наклеенные этикетки со штрих-кодом далее используются на всех стадиях товарообработки, в том числе и при отборе. От кладовщика требуется только сканировать штрих-код короба/ поддона, а подсчет килограммов и контроль выполнения заказа по весу выполняется системой.

В-третьих, у продуктов существует такая интересная особенность, как естественная потеря веса при длительном хранении. На больших объемах товара такая усушка может составить вес отдельной единицы – короба, пачки, головки сыра. Как определить – украден вес или «сам усох»? Это становится возможным при введении двойного учета – по весу и по количеству единиц хранения. Если все единицы на месте и не повреждены, то вес снизился по естественным причинам. Если же есть недостача по количеству или нарушена упаковка, то дело в воровстве.

Контролируем персонал склада, пресекаем воровство

Хищения на продуктовых складах проявляются более заметно, чем в прочих хранилищах товаров. Промышленные товары, прежде чем применить по назначению, нужно сначала вынести со склада, а при большом объеме еще и как-то реализовать. Продукты же сотрудники склада могут, что называется, «употребить» не сходя со своего рабочего места.

На проблему воровства можно воздействовать политикой подбора и мотивации персонала, введением систем слежения, ограничением доступа на склад, зонированием помещения и разукрупнением ответственности кладовщиков, оптимизацией бизнес-процессов и системы выписки документов и целым списком других способов пресечения. В комплексе с перечисленными организационными мероприятиями автоматизация склада может дать отличный эффект.

Внедрение системы WMS позволяет повысить персональную ответственность сотрудников за свои действия в силу того, что становится известно, кто, когда и зачем вел работу на конкретном участке склада с конкретным товаром. В сочетании с системами видеонаблюдения это может значительно уменьшить потери на складе.

Способы кражи достаточно разнообразны, и иногда даже точечные усовершенствования могут привести к улучшению ситуации. Так, например, организация рабочего места на контрольно-пропускном пункте, где сотрудники охраны складского комплекса сканируют специальные штрих-коды на товарно-сопроводительной документации, позволяет отсечь вывоз товара по поддельным документам. Если же упаковать отобранный товар в фирменные короба, заклеить фирменным скотчем и маркировать этикеткой со штрих-кодом, то эта мера убережет от хищений в зоне готовых заказов, в процессе перевозки, а заодно обеспечит качество и скорость погрузки в транспорт.

Внедрение WMS, учитывающей специфику продовольственного склада, обязательно будет способствовать повышению качества его работы. Однако, планируя автоматизацию, стоит помнить не только о типичных чертах вашего склада продуктов питания, но и о присущих лишь ему особенностях. Как показывает наш опыт, наилучший результат проекта автоматизации возможен при тесном взаимодействии профессиональной команды разработчиков WMS и представителей компании-заказчика, во всех тонкостях знающих особенности организации процессов на собственном складе.