Нужна ли WMS на складе?

Но всегда ли данные затраты окупаются и существуют ли альтернативы WMS-системам? По каким критериям следует выбирать системы управления и учета на складе? Какую программу лучше выбрать – учетную систему или систему управления складом? Возможно ли наладить полный контроль на складе без системы WMS? На какую сумму необходимо рассчитывать при ее покупке и можно ли уменьшить данные расходы. На эти вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

Расставим точки над i

По какой причине компании вкладывают деньги в покупку WMS-систем? Для обеспечения полного контроля работы склада и понимания происходящих на нем процессов, а также улучшения качества обслуживания клиентов и уменьшения складских издержек. Приведем несколько пунктов, которые в полном объеме можно контролировать при установке WMS-системы.

1. Учет расположения товара по ячейкам на складе для быстрого нахождения товара при наборе его для отгрузки клиентам; cоставление маршрутов набора заказов.

2. Учет перемещения товара между ячейками.

3. Учет ответственных за любое действие, происходящее на складе.

4. Управление расстановкой товара по его приходу на склад.

5. Подпитка товара с верхних полок при минимальном количестве товара, расположенном в зоне набора заказов.

6. Создание пакинг-листов при проверке или отгрузке товара.

7. При наличии терминалов сбора данных (ТСД) идентификация товара с помощью сканирования штрих-кодов.

8. Проведение инвентаризации товара в режиме онлайн.

Можно привести еще несколько пунктов, но они менее существенны в работе склада. После установки системы мы хотим получить:

• полный контроль работы склада;
• полный контроль за работой каждого сотрудника склада;
• улучшение обслуживания клиентов;
• полный контроль за перемещением материальных ценностей на складе и за его пределами (доставка товара клиенту).

Данные пункты являются основными в принятии решения о покупке WMS-системы.

Предложений по WMS-системам великое множество. Но стоит ли «вкладываться» в их покупку? Стоит, если ваш склад соответствует следующим пунктам:

• количество паллетомест более 2 тыс. и заполненность мест хранения 90%;
• количество наименований более 3 тыс., из них быстрооборачиваемых 70%;
• количество сотрудников более 50;
• интенсивность приходов и отгрузок более 2 тыс. позиций в день в сумме;
• вы 3-PL-оператор (операторам необходим полный контроль поступающих и отгружаемых товаров для фиксации работы при обслуживании товаропотоков для выставления счетов о проделанной работе склада).

При меньшем количестве данных пунктов внедрение WMS на складе нецелесообразно, поскольку она не окупается и требует введения новых технологических процессов в работу склада и новых должностей для обслуживания системы. Это приводит к ухудшению обслуживания клиентов вследствие увеличения времени их обслуживания и увеличения стоимости обслуживания товаропотоков на складе.

Есть ли альтернатива WMS?

Можно ли установить на складе учетную систему, если он не подходит под критерии установки WMS? Как показывает опыт, можно, но не в полном объеме. Ниже мы определим возможность введения в работу склада некоторых пунктов WMS без установки самой системы. Рассмотрим приведенные выше результаты (пункты), которые нам хотелось бы получить.

1. Учет расположения товара по ячейкам для быстрого его нахождения на складе при наборе товара для отгрузки клиентам. Составление маршрутов набора заказов. Данный пункт можно внедрить путем введения в базу мест набора товара. До этого необходимо промаркировать каждое место на складе в зависимости от его топологии. При распечатывании заявки на подбор напротив каждого наименования расположено место набора данной позиции. При составлении маршрута накладная сортируется от первого места до последнего, и комплектовщик проходит маршрут в зависимости от расположения товара в накладной с первого места до последнего.

3. Учет ответственных за любое действие, происходящее на складе. Данный пункт вводится путем фиксации в каждой накладной ответственных за набор, контроль, отгрузку заказа и доставку заказа клиенту, и их в любой момент можно посмотреть в базе. При желании на основе данных, указанных в базе, можно делать отчет о выработке каждого сотрудника и ввести мотивационную схему на складе. Какую мотивационную схему вводить, каждый решает сам в зависимости от приоритетов компании.

4. Управление расстановкой товара по приходу на склад. Данный пункт можно ввести в работу склада путем фиксации зон (ячеек) набора товара относительно каждого наименования. При приемке товара в накладной автоматически из заведенных данных проставляется место набора товара. Сотрудник склада расставляет товар в места набора наименования. При наличии на месте набора товара он расставляет его на верхние полки около мест набора данного наименования. Пример приходной накладной приведен ниже.

6. Создание пакинг-листов при проверке или отгрузке товара. Введение данного пункта можно осуществить административным решением путем создания пакинг-листов вручную, прописывая каждое наименование и его количество в листах при формировании заказа на паллетах. Но данный процесс очень неудобен, так как занимает много времени. Более уместно в работу склада ввести ТСД. Они не только улучшат качество обслуживания клиентов путем уменьшения претензий от них, но и уменьшат время составления пакинг-листов и проверку заказов покупателям. ТСД прикрепляются к учетной базе, и это не обязательно должна быть база WMS. Можно спокойно использовать для этого, например, 1С 8,0 с помощью программы MobileLogistics v.4.x.

При проверке заказа сотрудник составляет паллету, сканируя расположенный на ней товар. После окончания проверки паллеты с помощью ТСД сотрудник нажимает кнопку «паллета» и продолжает сканировать и проверять следующую паллету. По окончании проверки заказа создаются и распечатываются пакинг-листы.

7. При наличии ТСД идентификация товара с помощью сканирования штрих-кодов. Данный пункт имеет целью улучшение качества подбора заказов для клиентов. Его можно осуществить путем введения в работу склада ТСД двумя способами. Первый – это сканирование товара при наборе заказов. Сотрудник с ТСД подходит к товару, обозначенному в маршрутном листе, и сканирует его штрих-код. ТСД оповещает сотрудника о соответствии или несоответствии товара сопроводительным документам. И так до последней позиции в заказе. В данном случае можно даже не ставить количество собранного товара, при этом качество подбора возрастет до 90%, так как пересортов товара не будет. Второй способ – это обыкновенная проверка заказов после осуществления подбора. Сотрудники просто проверяют соответствие товара в заказе и фактически собранного товара.

8. Проведение инвентаризации товара в режиме онлайн. Главной реперной точкой на складе является соответствие данных в учетной базе фактическим данным на складе. Поможет проводить сравнение перманентный пересчет, который осуществляется в режиме онлайн. В помощь сотруднику, который проводит перманентный пересчет, можно дать ТСД с программой MobileLogistics v.4.x. Данная программа связывает ТСД и, например, программу 1С и выводит на него требуемую для проверки номенклатуру. Сотрудник находит номенклатуру и сканирует ее, проставляя количество найденного товара поштучно. В дальнейшем соответствие можно провести двумя способами. Первый способ: загружая количество проверяемого товара из учетной базы в ТСД и в дальнейшем сканируя найденный товар, сотрудник проверяет его на соответствие. Второй способ: не зная количества товара, сотрудник создает в ТСД инвентаризационную накладную и сканирует найденный товар на складе. В завершение сотрудник «сливает» информацию в компьютер и проверяет соответствие учетного и фактического количества товара.

Подводим итоги

Вернемся к причинам покупки WMS-системы и прокомментируем результаты введения в работу склада данных пунктов без ее применения.

Первый пункт вполне можно ввести в работу склада без введения WMS-системы, и, как показывает опыт, обозначение мест набора товара сокращает время на сбор заказов путем устранения лишних движений сотрудника по фиксации своего расположения перед ячейкой, фиксации в ТСД набора требуемого количества товара и манипуляций с ним для продолжения набора заказа. Представьте, если не работает WiFi или отключилось электричество – склад встает, и при подаче энергии приходится «запускаться» минут тридцать, а значит, начинать все с начала.

Второй пункт можно ввести только плановыми подпитками товара в учетные места его набора.

Третий пункт легко вводится на складе, так как в каждую из отгрузочных накладных необходимо вписывать сотрудников, осуществлявших набор и контроль заказа. В дальнейшем этими данными можно варьировать, управляя сотрудниками путем введения мотивационной схемы или наказания «отличившихся».

Четвертый легко осуществить путем прописывания мест набора товара в приходных накладных. Если это место заполнено, то идентичный товар расставляется на верхние полки вблизи места набора товара.

Пятый пункт можно ввести только так же, как второй.

Шестой пункт вводится двумя способами: внесением наименования и количества товара вручную, что приводит к многочисленным ошибкам и затягиванию времени проверки заказов, или созданием пакинг-листов и одновременной проверкой собранного товара в заказе с помощью ТСД и программы MobileLogistics v.4.x.

Седьмой пункт позволяет улучшить качество сборки заказов с помощью введения в работу склада ТСД.

И восьмой – обеспечивает проведение инвентаризации товара в любое время, применяя ТСД, что приведет к устранению «воздуха» на складе и соответствию учетных данных и фактических.

Как видно из перечисленных пунктов, учет на складе можно наладить и без WMS-системы, тем более что при внедрении, как показывает опыт, она работает лишь на 30–40%. В остальных 60–70% или нет необходимости, или их не умеют использовать сотрудники. Для использования WMS требуются более квалифицированные, а значит, и более высокооплачиваемые сотрудники. Плюс к WMS-системе необходимы сотрудники-операторы, которые будут управлять программой и контролировать ее процессы, а это дополнительные ежемесячные издержки, которые удорожают сам процесс обслуживания товаропотоков.

Можно ли обойтись без WMS-системы? Можно, если ваша задача состоит только в регистрации проделанной работы склада и вы не хотите, чтобы программа руководила сотрудниками склада по прописанным вами алгоритмам. После введения всех перечисленных выше пунктов вы получаете:

• полный контроль работы склада;
• полный контроль за работой каждого сотрудника склада;
• улучшение обслуживания клиентов;
• полный контроль за перемещением материальных ценностей на складе и за его пределами (доставка товара клиенту).

Если вам необходимо ввести еще какие-либо пункты, для этого обязательно необходима WMS-система. Но если данных пунктов достаточно, то можно довольствоваться только ими. Необходимый бюджет для введения вышеописанных пунктов в работу склада составил 255 тыс. руб. (см. таблицу ниже).

Теперь сопоставим общие затраты в случае установки учетной системы c указанными нами возможностями и WMS. За разработку программы WMS системы 1С:Логистика 3,0 компания-поставщик запросила 420 тыс. руб., плюс покупка ТСД, плюс оплата обслуживающего персонала ежемесячно по 25 тыс. руб. для двух сотрудников, так как склад работает в две смены. Срок внедрения программы WMS тоже не маленький – до 4 месяцев. Соотношение не в пользу системы управления складом, которая хотя и не является топовой среди решений своего класса, но самая востребованная.